Блог / Бизнес декоратора

Смета декоратора и учёт заказов: как посчитать оформление и не потерять прибыль

Сколько стоит гирлянда из шаров? Ровно столько, сколько стоят шары, время, доставка, монтаж, налог и ваша прибыль. Декораторы теряют деньги не на дешёвых заказах, а на заказах без сметы, где половина расходов осталась в голове. Разберём, как составить смету на оформление, как из неё получить цену для клиента и как вести учёт заказов, когда их становится больше пяти в месяц.

Из чего складывается смета на оформление

• Декор. Шары, цветы, ткани, расходные материалы — всё, что уходит в работу и не возвращается.
• Прокат. Арки, стойки, вазы, подиумы и мебель, свои или взятые в аренду. Даже свой реквизит изнашивается, и его стоит закладывать в цену.
• Работа. Подготовка, сборка, монтаж и демонтаж — в часах, умноженных на ставку, ваша и помощников.
• Логистика. Доставка туда и обратно, иногда два рейса, парковка, ожидание на площадке.
• Налог. Зависит от режима: у самозанятого — от того, кто платит, у ИП на упрощёнке — от выбранного объекта.
• Прибыль. То, ради чего вы работаете, — после всех расходов и налога.

Как считать цену для клиента

Есть два честных способа. Первый — от себестоимости: сложить расходы и умножить на коэффициент, который покрывает ваше время на переписку, макет, закупку и риск. Второй — от рынка: посмотреть, сколько стоит похожее оформление у коллег в вашем городе, и проверить, что после всех расходов и налога остаётся прибыль. Хорошо работают оба, если в конце вы видите одну цифру: сколько заработали на этом заказе.

Поэтому вопрос «сколько стоит гирлянда из шаров» не имеет одного ответа. Трёхметровая гирлянда в два цвета на дом и та же гирлянда на площадке за городом с монтажом ночью — разные заказы. Считайте не шары, а заказ целиком.

Пример сметы мероприятия

Фотозона на день рождения: арка с гирляндой из шаров, цифры и стойка с цветами. Структура сметы — по строкам:

Клиенту обычно показывают только итог и состав оформления, а себестоимость и прибыль остаются у вас.

Как вести учёт заказов

Первые заказы живут в переписке и заметках. Потом появляется таблица в Excel: дата, клиент, площадка, сумма, предоплата, статус. Она работает, пока заказов немного, но у таблицы три слабых места: она не знает, что в заказе, не напоминает о монтаже и не считает прибыль сама. Что бы вы ни выбрали, у каждого заказа должны быть:

• Статус: в работе, на паузе, согласован, выполнен, архив.
• Дата и площадка, монтаж и демонтаж в календаре.
• Предоплата и остаток к оплате.
• Задачи: закупка, логистика, вопросы клиенту — со сроками.
• Итог: выручка и прибыль по заказу и за месяц.

Смета и учёт заказов в IQDeco

В IQDeco смета не набирается вручную, а собирается из макета:

• Смета из макета. Макет становится строкой сметы со своей ценой и раскрывающимся списком элементов. Список элементов приходит из макета; цены вы ставите сами, а у вещей вашего склада подставляется заданная вами цена проката.
• Свои строки. Доставка, монтаж, демонтаж и любые другие работы добавляются вручную, строки можно включать и исключать.
• Себестоимость, налог и чистая прибыль. Налог считается по вашему режиму — УСН, патент или НПД, у самозанятого ставка зависит от того, кто платит. Цену для клиента ставите вы, платформа наценку не навязывает.
• Аванс и остаток. Кнопки 30, 50 и 100 процентов и остаток к оплате прямо в карточке проекта.
• Проекты со статусами. В работе, на паузе, согласован, выполнен, архив; поиск по клиенту и площадке; сверху — сколько проектов в работе, на какую сумму и какая прибыль.
• Задачи и заметки. Журнал проекта по категориям — монтаж, закупка, смета, логистика, клиент; задачи со сроком попадают в календарь и в уведомления.
• Статистика. Выручка, чистая прибыль, число проектов и конверсия за месяц, полгода, год или свой период, график доходов и прибыли.
• Лист заказа. Бригада получает зоны, элементы и размеры по ссылке — с ценами или без.